نرم افزار حسابداری چیست؟
با پیشرفت علم و همسو شدن جامعه با فناوری، بخش عمده ای از مسئولیت‌ها از نیروی انسانی گرفته و به تکنولوژی محول شده است.
برای انجام این مسئولیت ها معمولاً وقت و انرژی بسیار زیادی از کارمندان هر بخش اتلاف میشود. برای رفع این مشکل شرکت های نرم افزاری دسته ای از نرم افزارها را با عناوینی از جمله نرم افزار حسابداری، نرم افزار مالی ، نرم افزار جامع حسابداری ، نرم افزار حسابداری تحت وب و … تهیه و به کاربران نیازمند به این مقوله ارائه کردند، که موجب سرعت بخشیدن و آسان تر شدن رسیدگی به امور مالی و بخش حسابداری میشود.
برنامه های کامپیوتری صرفا برای راحت تر شدن کار ها طراحی میشوند که از آنها به عنوان نرم افزار ذکر میشود. نرم افزار ها به دسته های مختلفی تقسیم میشوند که یکی از این دسته ها، برنامه حسابداری یا نرم افزار حسابداری میباشد.
بیشتر بخوانید :
نرم افزار جامع حسابداری چیست؟
همانطور که از اسم این نرم افزار برمی آید، نرم افزار حسابداری جامع از دسته نرم افزارهای مالی میباشد که به منظور صرفه‌جویی در زمان و انرژی نیروی انسانی طراحی شده و تقریبا تمامی مؤسسات امور مالی و حسابداری خود را به این دسته نرم افزارها سپرده‌اند.
نرم افزار جامع حسابداری قابلیت‌های زیادی دارد و برای انجام محاسبات و گزارش دهی به بهترین شکل طراحی شده و تبدیل به یکی از کلیدی‌ترین و کاربردی‌ترین ابزار‌های کاربران شده است.
نرم افزار مالی جامع قابلیت‌هایی چون تعریف گروه کّل تفضیل و معین دارد که تمامی امور مالی و حسابداری مربوط به این دسته‌ها را به صورت دقیق و جز به جز، ثبت و سند گذاری می کند.
همچنین تمامی محاسبات مالی و ثبت حساب‌های بانکی و انجام امور مالی مربوط به شرکتها و اداره استفاده کننده را به صورت دقیق و جز به جز انجام داده و ثبت و بایگانی میکند.
چرا به نرم افزار حسابداری احتیاج داریم؟
استفاده از نرم افزارها در بازار رقابتی امروزه امری بسیار متداول و رایج گشته ، بصورتی که عدم استفاده از این تسهیلات مستوجب ایجاد خسارت ها و بدهی های متعددی برای سازمان خواهد گردد.
از جمله مزایای استفاده از نرم افزاها در حوزه حسابداری و مالی می توان به موارد زیر اشاره نموده:
- سرعت عمل در تهیه گزارشات به استفاده کننده گان درون سازمانی و برون سازمانی
- ایجاد تسهیل در جهت ثبت رویدادهای مالی سازمان
- انجام مکانیزه و بدون خطای رویدادها در کمترین زمان توسط نرم افزار مالی
- به صرفه بودن هزینه های ثبت و بررسی اسناد مالی به جهت استفاده کمتر از نیروی انسانی
- ارائه گزارشات و اطاعات سریع و دقیق به مراجع قانونی از جمله بیمه و دارائی ، بانک و غیره
- حسابرسی سریع حسابها و اسناد به تناسب عدم استفاده از سیستم حسابداری
- قابلیت انتقال اسناد و اطلاعات از نقطه ای به نقطه دیگر بدون صرف هزینه
- عدم بوجود آمدن خطاهای انسانی در هنگام تهیه گزارشات و …
برآیند کلیه فعالیت ها در سیستم های مختلف نهایتا در سیستم حسابداری تجمیع شده و گزارشات مختلف مالی را موجب می گردد.
اطلاعات به هنگام مالی، تاثیر عمده‌ای در تصمیم گیری‌های صحیح و به موقع بنگاه‌ها دارد.
لذا یک نرم افزار جامع حسابداری مسئول نگهداری و کنترل حساب‌های مختلف، گزارش وضعیت و نتایج تمام عملیات منسجم مالی می باشد.
همچنین طراحی کدینگ مناسب، نوشتن به موقع دفاتر قانونی و تهیه اظهار نامه بدون صرف وقت زیاد، خواسته مدیران مالی و حسابداران شرکت هاست، که با نرم افزار جامع حسابداری و مالی مرتفع می گردد.
تاثیرات نرم افزار مالی بر بازار کسب و کار
اخیراً، استفاده از نرم افزار مالی، موجب ایجاد تغییرات چشمگیری در امور مالی واحدهای تجاری شده و تاثیرات زیادی در رونق بازار کسب و کار گذاشته است.
در واقع استفاده از نرم افزار مالی باعث سرعت بخشیدن به امور مالی، حسابداری در زمینه های مختلف کاربردی میشود.
بخش‌های اصلی که نرم افزار حسابداری در آن نقش مهمی را ایفا میکند شامل نرم افزار انبار‌داری و دارایی، حساب‌های بانکی و صندوق‌ها و صورت‌های مالی میباشد. سرعت بخشیدن و سهولت کار در بخش حسابداری موجب رونق و سوددهی بیشتر در بازار کسب و کار میشود.
تصور کنید در شرکتی که به مبادله و خرید و فروش کالا فعالیت دارد، شما به عنوان مدیریت مالی وظایف زیر را بر عهده داشته باشید :
- گزارش گیری سریع و دقیق از میزان موجودی کالای آماده فروش
- قیمت تمام شده کالاهای خریداری شده
- قیمت های فروش متناسب با شرایط بازار ، نقدینگی شرکت
با توجه به درخواست های مذکور، سرعت عمل شرکتی که دارای همه گزارشات مورد نیاز در لحظه از یک منبع معتبر می باشد بالاتر است یا شرکتی که از ساز و کار مناسبی در تهیه گزارشات برخوردار نیست ؟
البته بی شک موفقیت در بازار کسب و کار مستلزم دسترسی سریع به اطلاعات و گزارشات دقیق و به موقع می باشد.
چرا مغازه ها و اصناف هم باید از نرم افزار حسابداری و حسابدار استفاده کنند؟
در گذشته کسب کارها به چند مغازه و کارگاه کوچک خلاصه می شد و یک مغازه دار برای مثال ۱۰ فاکتور را در روز به صورت دستی و به سادگی انجام می داد.
با این شرایط نیاز چندانی به یک حسابدار و نرم افزار مالی و کارهای مربوط به حسابداری مانند تهیه گزارش سود و زیان و موجودی انبار و کارهای از این قبیل نداشت.
اما امروزه این مغازه ها و فروشگاه ها، با توجه به پیشرفت علم، نبود ثبات در قوانین و مقررات مالیاتی در کشور، پیچیده و علمی تر شدن امور مربوط به حسابداری و برخی از عوامل دیگر از جمله ؛ افزایش حجم فعالیت ها ، حجم زیاد فاکتورها ، گردش موجودی های بالا ، افزایش هزینه ها و تغییر در قیمت ها ، باعث شده است که نیاز شدیدی به ابزاری دقیق برای تهیه گزارشات و ثبت و ضبط و نگهداری آنها پیدا کنند.
آن ابزار می تواند نرم افزار حسابداری باشد.
همچنین با توجه به حجم این فعالیت ها، یک کاسب یا مدیر فروشگاه نمی تواند به تنهایی و با استفاده از روش های قدیمی مانند حساب و کتاب به روش فاکتورهای دستی، تهیه گزارشات ماهانه تنها با استفاده ماشین حساب و… این نیاز و مشکل را برطرف کند.
با این شرایط چنانچه از روشهای جدید و به روز حسابداری در امور مالی خود مانند نرم افزار جامع حسابداری استفاده نکند ضرر و زیان های زیادی خواهد دید.
همانطور که به برخی از مشکلات در خصوص فعالیت های حسابداری در دنیای امروز کسب و کارها برای مغازه داران و فروشگاه ها اشاره کردیم، این موضوع وجود ابزاری برای انجام این فعالیت ها را اثبات می کند.
زیرا نبود این ابزار (نرم افزار جامع حسابداری) همانطور که قبلا هم گفتیم ممکن است باعث بروز مشکلات جبران ناپذیری شود.
از جمله این مشکلات می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- احتمال وجود خطا در حساب و کتاب هایی که نیاز به محاسبات دقیق دارند
- نبود زمان کافی جهت تهیه گزارش های سالیانه
- اطلاعات کامل از موجودی انبار و محصولات و…
اما با استفاده از یک نرم افزار مالی یا نرم افزار جامع حسابداری می توان به کارآمد تر شدن بخش حسابداری کمک شایانی کرد.
همچنین با جلوگیری از اشتباهات به واسطه برنامه حسابداری، می توان هزینه های به وجود آمده در این زمینه را به مقدار قابل توجهی کاهش داد و صد البته به وسیله نرم افزار حسابداری می توان به طور معمول صدها ورودی و خروجی را به طور همزمان مورد بررسی قرار داد.
کاربردهای متنوع نرم افزار حسابداری چیست؟
هر نرم افزار جامع حسابداری دارای ماژول های مختلفی است که تعیین کننده کارایی آن نرم افزار می باشد. برخی از کاربردهای نرم افزار حسابداری به شرح زیر میباشد:
- کنترل انبار و دارایی ها
- کنترل حجم فروش محصولات
- کنترل حساب های بانکی و صندوق ها
- مدیریت حقوق و دستمزد پرسنل
- ثبت، نگهداری و محاسبه استهلاک اموال و دارایی ها
- کنترل مخارج و هزینه های پیمانکاری
- کنترل بودجه و ارائه گزارشات انحراف از بودجه
- تدارکات خرید و زنجیره تامین
- ثبت و کنترل دقیق اقلام خریداری شده از خارج از کشور
-
کنترل انبار و دارایی ها
از کاربرد های اصلی نرم افزار حسابداری داشتن ماژول انبار داری، کنترل و نظارت بر آن است. با استفاده از این ماژول شخص استفاده کننده در قالب انباردار میتواند بر کل کالا های موجود در انبار اشراف کامل داشته باشد.
موجودی مواد و کالا بخش عمده‌ای از دارایی‌های بسیاری از سازمان‌ها را تشکیل میدهد.
استاندارد حسابداری شماره ۸ که با عنوان حسابداری موجودی مواد و کالا شناخته شده است، بیانگر نحوه ارزشیابی و انعکاس موجودی مواد و کالا در صورت‌های مالی است.
-
کنترل حجم فروش محصولات
سیستم فروش با فراهم کردن اطلاعات لازم درباره محصولات و حجم و وضعیت فروش آنها از جمله مقایسه‌ی میزان فروش در دوره‌های مختلف، به مدیران کمک میکند با توجه به حجم سفارشات دریافتی در مورد ادامه فعالیت بر روی محصولات تصمیم‌گیری و سیاست‌گذاری کنند.
ماژول فروش با ایجاد امکان مدیریت گردش کار انواع اسناد مرتبط با فرآیندهای فروش و در نتیجه ارجاع کار در کوتاه‌ترین زمان ممکن به کاربر مربوطه، ضمن آسان‌سازی در امور سازمانی و کاهش هزینه ها، زمان پاسخگویی به درخواست مشتریان را نیز کاهش میدهد.
-
کنترل حساب های بانکی و صندوق‌ها
در نرم افزار حسابداری این قابلیت وجود دارد، که حساب‌های بانکی مورد استفاده‌ی شرکت یا دسته چک‌های مربوطه را تعریف و بر آنها مدیریت کرد. همچنین با تعریف صندوق می‌توان بر دارایی‌های مالی و خزانه شرکت کنترل و مدیریت کرد.
-
مدیریت حقوق و دستمزد پرسنل (نرم افزار حقوق و دستمزد)
با توجه به پیچیدگی‌ها و تنوع موجود در محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان دولت و قوانین مدیریت خدمات کشوری، دقت در انجام محاسبات، پرداخت به موقع حقوق کارکنان و پاسخ‌دهی مناسب به سازمان‌های قانونی مرتبط با حقوق و دستمزد دارای اهمیت بسیار زیادی است.
ماژول حقوق و دستمزد نرم افزار جامع حسابداری به صورت انعطاف‌پذیر با ساده‌سازی و دقت بخشی به فرایند پرداخت حقوق و دستمزد و به صورت یکپارچه با سایر سیستم‌های متمرکز شرکت، تسهیلات کارآمدی را در اختیار سازمان‌ها قرار میدهد.
-
ثبت، نگهداری و محاسبه استهلاک اموال و دارایی ها (نرم افزار اموال و دارائی ثابت)
با استفاده از ماژول دارائی های ثابت، ضمن مدیریت متمرکز دارایی‌های متنوع، می‌توان یکپارچگی اطلاعات، انعطاف‌پذیری در کنترل ورود و خروج دارایی‌های متنوع، محاسبه استهلاک دارایی‌ها به صورت خودکار و سهولت در کاربری را تجربه کرد.
با جمع‌آوری اطلاعات مربوط به دارایی‌های خریداری شده در سازمان‌ها و همچنین نظارت صحیح بر وضعیت این‌گونه دارایی‌ها به منظور جایگزینی به موقع، کسب اطمینان از پوشش بیمه‌ای مناسب،کنترل نقل و انتقال، محاسبه استهلاک و ….. در یک بانک اطلاعاتی متمرکز، ضمن پردازش و داده‌کاوی این اطلاعات، می‌توان کنترل قدرتمندی بر روی وضعیت دارایی‌های موجود در سازمان و روند سرمایه گذاری در این حوزه داشت.
-
کنترل مخارج و هزینه های پیمانکاری
کلیه فرآیند های مرتبط با شرکت های پیمانکاری اعم از ثبت قراردادها، تهیه و کنترل ورود و خروج مصالح، محاسبه حقوق و دستمزد خدمات ارائه شده، تعیین استهلاک ماشین آلات و نهایتا محاسبه قیمت تمام شده در سطوح WBS توسط ماژول پیمانکاری و کنترل قراردادها امکان پذیر می باشد.
-
کنترل بودجه و ارائه گزارشات انحراف از بودجه
سیستم کنترل بودجه (نرم افزار بودجه) به عنوان زیر سیستمی از مجموعه سیستم حسابداری مالی و یکپارچه وظیفه کنترل دقیق بودجه تعریف شده را به عهده دارد.
در این زیر سیستم امکان تعریف سرفصلهای بودجه جهت کنترل و جلوگیری از انحرافات وجود داشته و هنگام ثبت اسناد مالی از کلیه زیر سیستم ها مانند انبار ، خزانه داری ، حقوق ، اموال و …. به صورت خودکار از ثبت سندهای خارج از طیف تعریف شده برای بودجه، جلوگیری می نماید و همچنین گزارشات مختلفی را در این حوزه ارائه خواهد نمود.
-
تدارکات خرید و زنجیره تامین (نرم افزار خرید)
در نرم افزار جامع حسابداری، ماژول خرید و تدارکات از جمله اصلی ترین سیستم هایی است که پاسخگوی مدیریت در ارتباط با دریافت و جمع‌آوری درخواست ها و نیازهای اعلام شده و همچنین پیگیری مراحل مختلف تأمین و تحویل اقلام است.
-
ثبت و کنترل دقیق اقلام خریداری شده از خارج از کشور (نرم افزار سفارشات خارجی)
امروزه، استفاده از سیستم سفارشات خارجی به صورت یکپارچه با سیستم‌های انبار، برنامه‌ریزی احتیاجات مواد و حسابداری کار ثبت و پردازش اطلاعات فرایندهای خرید و تامین موجودی سازمان شما از خارج از کشور را انجام داده و با اتوماسیون فرایندهای کلیدی کسب و کارتان، بهره وری سازمان را افزایش میدهد.
همچنین انجام بخش عمده‌ی کار عملیاتی توسط سیستم، منجر به کاهش خطا و به‌کارگیری صحیح توانمندی‌های نیروی انسانی میشود.
-
تهیه گزارش بصورت نموداری و گرافیکی (داشبورد مدیریت)
نرم افزار حسابداری ، با داشتن ابزار قدرتمند گزارش ساز این قابلیت را دارد که نیازهای اطلاعاتی استفاده کنندگان صورت های مالی را رفع کند.
از مهم ترین بخش‌های اداری هر شرکت یا واحد تجاری، حسابداری میباشد.
به عبارتی دیگر؛ حسابداری، نقش حیاتی در حوزه امور مالی و نبض اقتصادی شرکت دارد و کنترل دقیق و یکپارچه این امور مالی بسیار حائز اهمیت میباشد.
امروزه؛ اداره و کنترل این امور توسط تکنولوژی به سهولت امکان پذیر شده است.
امکانات و قابلیت های مختلف نرم افزار جامع حسابداری
در ادامه قابلیت های مختلف یک نرم افزار جامع حسابداری را مورد بررسی قرار میدهیم. توجه داشته باشید که این قابلیت ها جزئی از ساختار کلی یک نرم افزار جامع می باشند و وجود آن ها کاملا ضروری است.
امکانات اولیه
دسترسی
کدینگ حسابداری
گزارشات
امکانات اولیه نرم افزار جامع حسابداری
- امکان معرفی و اصلاح دوره‌های مالی با تعیین محدوده های زمانی
- امکان تعریف تعداد بی نهایت شعبه با تنظیمات مربوطه
- امکان الصاق هر نوع فایل به رکوردهای سند ها
- امکان ارسال گزارش با فرمت اکسل و فایل متنی و Pdf و word
- امکان دریافت از اکسل و فایلها با فرمت Excel , Text
- امکان گزارش دهی در سطح شعب و تجمیعی
- امکان دریافت کدینگ و اسناد حسابداری از سایر سیستم ها
- امکان ساخت و طراحی انواع گزارشات با گزارش ساز قوی
- امکان ارتباط شبکه ای به صورت داخلی یا بستر اینترنت
- امکان استفاده تعداد نامحدود کاربر از سیستم
مهم ترین ویژگی های یک نرم افزار مالی چیست؟
یکی دیگر از پارامتر هایی که در زمان خرید نرم افزار حسابداری می بایست مد نظر قرار گرفته شود، یکپارچگی و جامعیت بانک اطلاعاتی نرم افزار حسابداری است.
از دیگر ویژگی های مهم یک نرم افزار حسابداری سهولت استفاده و برخورداری از امنیت بالای آن می باشد .
به علاوه این که امروزه سیستم ها و نرم افزار های حسابداری به نحوی طراحی می شوند که نه تنها با قسمت های مختلف امور مالی و حسابداری، بلکه با سایر قسمت های مؤسسه از جمله قسمت فروش ، تدارکات و کارگزینی مرتبط و لینک باشد.
به طوری که اطلاعات وارد شده توسط قسمت های دیگر به راحتی در اختیار امور مالی قرار گیرد.
تا نه تنها نیازی به ورود مجدد اطلاعات به کامپیوتر نباشد. بلکه مهمتر از همه بتوان سیستم کنترل های داخلی را به نحو مناسب طراحی و اجرا نمود.
در ادامه به برخی از مهمترین و کاربردی ترین امکانات یک نرم افزار حسابداری اشاره میکنیم:
- روان و ساده و به اصطلاح User Friendly باشد.
- امکان گزارش همزمان از کلیه اطلاعات موجود در نرم افزار
- ظاهری خسته کننده با فونت های ریز نداشته باشد.
- قیمتی مناسب و متناسب با امکانات آن داشته باشد.
- پشتیبانی قوی و آنلاین داشته باشد.
- تکنولوژی تولید آن بروز باشد.
- پشنال باشد و قابلیت انجام تنظیمات نرم افزار برای قسمت های مختلف از جمله : تعداد سطوح حساب و کالا و پلاک داریی و غیره….. را داشته باشد.
- قابلیت برقراری ارتباط به اپلکیشن ها متداول و سایت مشتری را داشته باشد.
- کاربران از هر قسمت از نرم افزار، بتواند گزارشات دلخواه خود را بگیرند.
- از هر اطلاعات وارد شده بتوان چندین نوع گزارش بگیرند.
- گزارشات ماتریسی ، گویا و قابل اطمینان داشته باشد.
- امکان ارتباط با سایر نرم افزارهای مرتبط همانند TTMS و یا قابلت ارسال فایل خرید فروش فصلی به سامانه اداره دارایی ، تهیه فایل بیمه تامین اجتماعی ،تهیه فایل حقوق برای ارسال به بانک و امکان برقراری ارتباط با دستگاه های ساعت زنی برای دریافت اطلاعات کارکرد پرسنل
- قابلیت ارسال گزارشات به PDF ، TEXT و مخصوصا Excel داشته باشد.
- فرایند محور باشد یعنی مشتری باید فرایند بچیند و سیستم انجام بدهد
- ثبت و تغییر اطلاعات قابل ردیابی و رصد باشد برای مثال چه کسی سند صادرکرده و چه کسی و چه تاریخی ویرایش کرده و یا چه اسنادی را چه کسی حذف کرده و یا توسط چه کسی تایید و یا برگشت از تایید شده
- اطلاعات سیستم های مختلف به صورت یکپارچه بوده و گزارشات یکسان و دقیق ارائه کند.
- قابلت ایجاد انواع آلارم های متنوع در قسمت های مختلف سیستم را داشته باشد.
- یکپارچگی اطلاعات اعم از یکتا بودن کدها و حسابها
- امکان ورود اطلاعات در سال های مختلف به صورت همزمان
- امکان تجمیع اطلاعات و تهیه گزارشات جامع از سیستم
- امکان عدم ورود اطلاعات موازی در نرم افزار
- به حداقل رسیدن امکان ثبت کد های تکراری و مشابه
- امکان تهیه گزارشات مقایسه ای سالانه
- امکان اصلاح حسابها در هر سال بدون وجود محدودیت
- تمام نیازهای مؤسسه در زمینه تهیه گزارش های مربوط به حسابداری را فراهم نماید.
- به منظور حفظ و نگهداری اطلاعات و عدم دسترسی افراد غیر مسئول و غیرمرتبط ، از امنیت مناسب برخوردار باشد .
- سیستم به نحوی طراحی شده باشد که هر نوع اطلاعات فقط یک بار وارد سیستم شود و با ورود اطلاعات توسط یک کاربر ، نیازی به ورود همان اطلاعات توسط سایر کاربرها وجود نداشته باشد .
- امکان انجام تغییرات مورد نیاز در مورد نرخ مالیات و بیمه و موارد مشابه توسط کاربر ارشد بدون حضور برنامه نویس وجود داشته باشد .
در ادامه به توضیح تفضیلی برخی از این ویژگیها می پردازیم.
استفاده از بانک های اطلاعاتی قدرتمند در نرم افزار حسابداری
یکی دیگر از پارامترهای مهم در هنگام خرید نرم افزار حسابداری، استفاده از بانک های اطلاعاتی قدرتمند مانند SQL می باشد.برخی از فواید استفاده از بانک های اطلاعاتی معتبر عبارتند از:
- عدم امکان از بین رفتن اطلاعات
- امکان ثبت اطلاعات به صورت نامحدود
- امکان سرعت پردازش بالای اطلاعات
- امکان بازیابی اطلاعات به راحتی
انتقال اطلاعات از نرم افزار حسابداری
امروزه استفاده از نرم افزار های حسابداری در اکثر شرکت ها امری رایج و متداول می باشد. همچنین به روز نگهداری این سامانه ها معمولا به عنوان یکی از مشکلات شرکت ها می باشد.
بطوری که همیشه پس از گذشت مدتی از زمان استفاده آن، شروع مشکلات متعدد منجرب به تغییر نرم افزار حسابداری شرکت می گردد.
در این راستا انتقال اطلاعات از نرم افزار حسابداری قبلی به نرم افزار جدید چالش انگیز ترین دغدغه مدیران مالی و حسابداران شرکت می باشد.
برای فائق شدن بر این مشکل دو راه پیش روی حسابداران می باشد:
- ثبت مجدد اطلاعات در نرم افزار حسابداری جدید (به صورت جز به جز یا به صورت کلی)
- انتقال اطلاعات یا همان کانورت اطلاعات به نرم افزار حسابداری جدید
عملا در صورتیکه راه حل دوم تحت هیچ شرایط میسر نباشد، کاربران مجبور به انتخاب راه حل اول می باشند که امری بسیار طاقت فرسا و زمانبر می باشد.
یکی از ویژگیهای بسیار مهم یک نرم افزار مالی معتبر، امکان کانورت اطلاعات از سایر نرم افزارها به نرم افزار جدید می باشد.
سایر امکانات یک نرم افزار حسابداری
امکانات اسناد
قابلیت های کلی
عملیات پایان سال
قابلیت های کلی
- امکان تعیین نرخهای مختلف ارزی در محدوده‌های مختلف زمانی
- سهولت در ایجاد انواع گزارشات مالی مقایسه‌ای در یک یا چند دوره‌ی مالی به صورت ارزی
- قابلیت استخراج کلیه گزارشات زیر سیستم حسابداری به صورت ارزی
- ایجاد انواع گزارشات ماتریسی
- استخراج انواع گزارشات دلخواه تحت نرم‌افزار Excel
دسته بندی های متنوع سیستم ها و نرم افزارهای حسابداری
نرم افزارهای حسابداری نرم افزارهایی هستند که اختصاصاً برای انجام عملیات حسابداری طراحی شده اند و با استفاده از آنها می توانید تمامی عملیات حسابداری از جمله: صدور سند حسابداری، تهیه دفاتر روزنامه، کل و معین، تنظیم تراز آزمایشی و تهیه صورت های مالی و گزارشات مختلف را انجام دهید.
نرم افزارهای حسابداری می توانند بسیار ساده و ارزان و یا بسیار پیچیده و گران باشند، به نحوی که مؤسسات بزرگ ممکن است برای تهیه نرم افزارهای حسابداری مورد نیاز خود میلیاردها تومان هزینه صرف نمایند.
برای مثال، نرم افزار مورد استفاده یک واحد تجاری کوچک که ۶ نفر کارمند دارد با یک بانک بین المللی که هزاران شعبه در نقاط مختلف دنیا دارد قابل مقایسه نیست.
اما به طور کلی می توان گفت که سیستم حسابداری یک شرکت متوسط حداقل شامل موارد زیر می باشد:
- حسابداری اموال و انبار
- حسابداری فروش یا درآمد
- حسابداری حقوق و دستمزد و دفترداری می باشد.
به واسطه ی اینکه نرم افزار های حسابداری متناسب با نوع شرکت به انواع مختلفی تقسیم می شود، شناخت انواع شرکت های میتواند به ما در انتخاب یک نرم افزار حسابداری کمک شایانی کند.
انواع شرکت ها از نظر نوع فعالیت
واحدهای اقتصادی را از نظر نوع فعالیت در سه دسته می توان طبقه بندی کرد:
- موسسات خدماتی
- موسسات بازرگانی
- موسسات تولیدی
موسساتی نظیر هتل ها، تعمیرگاهها، درمانگاهها و آموزشگاهها که خدماتی را به مشتریان ارائه می کنند، موسسات خدماتی می گویند.
موسسات بازرگانی موسساتی هستند که به خرید و فروش کالا اشتغال دارند، بدون آنکه در کالای مورد مبادله تغییر شکلی دهند مانند عمده فروشن یا خرده فروشان.
موسساتی که مواد اولیه و کالاهایی را خریداری و آنها را تغییر شکل داده و یا به کالای دیگری تبدیل نموده و به فروش می رسانند، موسسات تولیدی هستند.
نرم افزار حسابداری خدماتی
نرم افزار حسابداری خدماتی به صورت پایه برای انجام امور حسابداری و خدمات مربوط به آن طراحی میشوند که این قبیل نرم افزارها به منظور سهولت کار و انجام عملیات و محاسبات حسابداری و مالی همراه با پشتیبانی فنی و آنلاین طراحی شده که با دریافت مبالغی شرکت های نرم افزاری مربوطه ارائه و خدمت رسانی میکنند.
این نرم افزارها به این گونه کار میکنند که عملیات حساب داری را بر روی رایانه انجام داده و به نیروی انسانی گزارش میدهند و خدمات رسانی به این گونه میباشند که اگر کاربران در حین کار و استفاده به مشکلی بر خورد کنند میتوانند به صورت آنلاین و یا به صورت تلفنی مشکلات خود را حل و فصل کنند.
این نرم افزارها به این گونه کار میکنند که اطلاعات پایه مالی فروشگاهی یا مالی سازمان یا مؤسسات برای آنها تعریف شده و با توجه به این داده‌ها عملیات حسابداری مورد نیاز بر روی آنها اعمال و محاسبه میشود و به صورت فایل های کامپیوتری گزارش میشوند.
بسیار از شرکت‌های خدماتی حسابداری، نرم افزارهای حساب داری برای این منظور ارائه دادند که کاربران بتوانند با استفاده از این نرم‌افزار‌ها بخش زیاد و سنگین و وقت گیر عملیات حسابداری و امور مالی خود را به کامپیوتر بسپرند تا انرژی و زمان و هزینه ی کمتری صرف شده تا بازدهی بالا و سودمند شود.
نرم افزار حسابداری بازرگانی
نرم افزار حسابداری بازرگانی ابزاری میباشد که امور مالی و حسابداری مربوط به معاملات تجاری و بازرگانی را انجام داده و به کاربران ارائه میدهد.
این قبیل نرم افزار ها در تمامی سیستم های بازرگانی بین المللی استفاده میشود و اخیرا تمامی امور مالی حسابداری بازرگانی جهانی از طریق نرم افزار های حسابداری بازرگانی انجام میشود.
در هنگام خرید نرم افزار حسابداری به چه نکاتی توجه کنیم؟
معمولا شرکتها برای انتخاب نرم افزار حسابداری همیشه با سوالاتی روبرو هستند، از جمله اینکه چه نوع نرم افزاری را از چه شرکتی با چه قیمتی و…. تهیه نمایند.
در جواب این سوال می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- در ابتدا کارشناس تهیه نرم افزار باید هدف از تهیه نرم افزار را دانسته و آن را در قالب چارت و یا گزارشی تحت عنوان ” فرایند کاری شرکت یا فرآیند کسب و کار شرکت” تهیه نماید تا در هنگام خرید نرم افزار موارد و اهداف خود را به صمع و نظر فروشنده رسانده و تائیدیه وی را نیز احراز نماید.
- موارد مربوط به پشتیبانی و استقرار نرم افزار است که فروشنده نرم افزار، می بایست سازکار و پتانسیل راه اندازی و پشتیبانی نرم افزار را در اختیار داشته باشد.
- یکی دیگر از موارد قابل توجه می توان به بروز بودن تکنولوژی تولید نرم افزار اشاره نمود که حتما می بایست با متد روز نوشته شده باشد تا در کاربری با سایر نرم افزارهای جانبی مانند Office و PDF و نیز بهره گیری از اجزای سخت افزاری دچار مشکل نگردد.
- در انتها، قیمت نرم افزار، پشتیبانی و بروزآوری آن میبایست که متناسب با فرایند و امکانات موجود میبایست قیمت مناسب و معقوبی را داشته باشد.
منبع: سانیران - نرم افزار حسابداری و مالی چیست؟
